その1:データベースとして使う

このエントリーをはてなブックマークに追加
Facebook にシェア
[`evernote` not found]
[`yahoo` not found]
[`livedoor` not found]

なんで、データベース?

表計算ソフトの代表格なので、表の作成に使うなんてのは当たり前すぎ。
けれど、表にしてしまうと後で変更したくなった時や、データが増えた時に修正が面倒だと思いませんか?
例えば、電話帳や光熱費の表などは、データがどんどん増えていくでしょう。
こういうデータを表として管理していくのは非常に面倒です。

 では、どうしましょう。

こういう場合、データベースソフト(ファイルメーカーやAccessなど)を使うのが普通だと思います。
みなさんの中にも、電話帳や住所録などをクラリスワークスのデータベース機能で作成したりしている人は少なからずいるのではないでしょうか。
かく言う私も住所録はクラリスワークを使っています。(今の所)

 では、何故データベースソフトを使わずにExcelでやろうなんて言うのでしょうか?

実は、Excelでもリスト型のデータベースとしてデータを扱うことが可能なんです。
また、そのためと思われる便利な機能もいくつかあります。

大雑把に言うと、データベース代わりにExcelを使う理由は次の3点です。

  1. お手軽に使える
    これは結構大きいですね。データベースの場合最初に設計をしっかりしておかないと、あとで苦労することになります。プロがデータベースを作成する場合もこの設計に一番注力します。
    ここで手を抜くようでは、プロとは言えないといっても良いでしょう。
  2. 登録したデータを有効に活用できる
    例えば、光熱費を登録した場合、あとでそれをグラフにしたいとか、表にしたいとか思いますよね。
    これは、Excelがもっとも得意とする分野です。データベースの場合は、一般的にグラフ機能などは(たぶん)もっていないので、それが可能なソフトと連係しなければいけないため、結構大変です。
    また、電話帳なんかの場合は、例えば大阪府の人だけを一覧したいとか言うこともありますが、これも簡単に可能です。(これは、データベースの得意分野です)
  3. SYLK形式で保存すれば、データベースとのデータ移動が可能
    ある程度、使い込んでくるとデータの構造自体の変更はなくなってきますし、そうなるとデータベースを使いたいと言うような場合も出てくるでしょう。
    こんな場合でも、データを簡単に移せると言うのは有難いもんです。
     逆に、すでにクラリスワークスなどのデータベース上のデータも、SYLK(またはCSV)形式で保存すれば、Excelでリスト型のデータベースとして取り込むことが出来ます。

 

データベースとやらを作ってみよう

では、そのリスト型のデータベースとやらを作ってみましょう。
非常に簡単ですが、怒らないで下さいね。
 リスト型とは、一覧ということです。要するに必要なデータを一覧表にしてしまえばいい訳です。クラリスワークスやファインダのリスト表示と同じですね。
次の画面を見て下さい。

 

ただこれだけの事です。
1行目にタイトル行を入力して、2行目からは一件のデータを1行として入力していけば良いだけです。データベース風に言えば、それぞれの列はフィールドを表し、それぞれの行がデータを表します。

データベースを使ってみよう

では、先ほどのデータベースを触ってみましょう。

こんな感じになりました?

  1. まずふりがなを表示するようにしてみましょう。
    「書式」-「ふりがな」-「表示/非表示」メニューを選ぶと表示されます。
  2. 今は見ての通りNo.順に並んでいますね。氏名順に並べかえてみましょう。
    B列の誰か(例えば、青木一郎)のセルを選んで、ツールバーの「昇順で並べ替え」ボタン(AZの横に下向き矢印のボタン)をクリックしましょう。氏名順に並べかえられます。
    ※セルではなく列全体を選んでから並べかえると、その列だけが並べかえられるので注意しましょう。ここでいえば、電話番号と名前の関係が崩れてしまいます。
  3. では、データを追加してみましょう。
    方法は2つあります。
    まず一つ目はシートに直接入力する方法です。これは、単に6行目のセルを選んで、そこに入力するだけの事です。修正や削除も通常のExcelの操作で行えば良いだけです。
    もう一つは、フォームを使う方法です。これは、「ツール」-「フォーム」メニューを選ぶと、データ入力用のダイアログが表示されるので、これを使って入力や修正を行うことが出来ます。
    どちらの方法でも良いのですが、フォームは一度に一件のデータしか表示しないので、過って他の行のデータをいじってしまう可能性がないと言う意味で安心感はあります。
    ただ、慣れてくると直に入力する方が楽なような気もします。要は好きずきなのでお好きな方を使って下さい。


コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA


This blog is kept spam free by WP-SpamFree.