その2:作業状態ファイル

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作業状態ファイルを御存じですか?
すでに、バンバン活用されている人も多いかと思いますが、知らない人のために軽く紹介したいと思います。

Excelで作成するファイルには、基本的なものとしてブック、テンプレート、アドインなどがありますが、もう一つ覚えた方が良いものに、作業状態ファイルというファイルがあります。
このファイルは、他のファイルのように自分で編集するようなファイルではありません。
現在のExcelでの作業状態を保存しておくファイルです。
具体的にいうと、現在開いているファイルのそれぞれの保存場所や、ウィンドウの構成、表示位置、サイズなどの情報が保存されます。

で、なにが便利かというと、例えば

  • 複数のファイルを開いて作業する場合、毎回毎回同じようにファイルを開かないといけないので面倒くさいとき、 その複数のファイルを開いた状態を作業状態ファイルとして保存しておけば、その作業状態ファイルを開くだ けですべてのファイルが開かれる。
  • 更に、ウィンドウを見やすいように配置していた場合、これも保存されるため、毎回調整に時間を取られるような事がない。
  • 万が一(十が一?)再起動しないといけなくなった場合、元の表示状態に戻すのが簡単。

という感じです。要は、面倒な処理を少しでも楽しようという事ですね。

使い方は簡単です。「この状態(必要なファイルを開いて、ウィンドウを調整する)で保存したい!」 と思ったら、 「ファイル」メニューから「作業状態の保存…」を選び、作業状態ファイル名を指定して、保存するだけです。
この作業状態に戻す場合はブックを開く時と同様に作業状態ファイルを開くだけです。

ちなみに、作業状態ファイルは一つだけに限りません。いくつも保存および開く事ができます。
色々なパターンで使い分けると、より便利でしょう。また、開く場合も既に開かれているファイルのうち関係ないファイルはそのまま (閉じられない)ので、複数の作業状態ファイルを組み合わせて使うという手もあります。

まあ、こんな文章だけではわかりにくいでしょうから、一度自分で試してみて下さい。
めっちゃ簡単なので、面倒臭いなあと思いながらいつもたくさんのファイルを開いたりしている方は、是非活用しましょう。

1999.5.17


 


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